Faktplus Handbuch

FAKTPLUS ist ein historisches Produkt von düsi computer software, dessen erste Version bereits in den 80er-Jahren des letzten Jahrhunderts entwickelt wurde. Die Vorliegende Version ist nicht im Handel erhältlich und kann auch nirgends käuflich erworben werden. Das Programm entspricht weitgehend der Version 2.01 aus dem Jahr 1993. Ergänzt wurden verbesserte Druckertreiber, die Unterstützung des Euro, Datenexport für Kunden und Artikel sowie die Angabe des Nettobetrages bei der Mehrwertsteuerausweisung.

Hier der originale Beschreibungstext von 1993: "Faktplus ist als Fakturierung für kleine und kleinste Betriebe konzipiert. Neben der Rechnungsschreibung enthält das Programm eine Artikelkartei, eine Kundenkartei, ein einfaches Mahnwesen und ein einfaches Programm zum Schreiben von Briefen. Durch seine besondere Flexibilität ist das Programm gerade in Kleinbetrieben ein wertvoller Helfer."

Die vorliegende Version ermöglicht es Benutzern der bisherigen Versionen mit einem sehr ähnlichen Programm wie gewohnt weiterzuarbeiten und ist eines der wenigen Programme mit Euro-Fähigkeit die noch auf alter Hardware eingesetzt werden können (Mindestens 386 SX, 2 MB RAM, Farbgrafikkarte).

Bezüglich Technik und Benutzeroberfläche entspricht das Programm nicht heutigen Standards, jedoch ist ein Betrieb mit allen aktuellen Versionen von Windows (95, 98, NT, ME, 2000, XP) sowie mit MS-DOS oder OS/2 auch auf aktueller Hardware möglich. Die Druckfunktionen können jedoch nur zum Einsatz kommen, wenn ein Drucker vorhanden ist, der an die Parallelschnittstelle angeschlossen ist und eine der schon früher bekannten Druckersprachen unterstützt (ESC/P, PCL oder PostScript). Eine Unterstützung anderer Druckertypen ist technisch nicht möglich.

Da dieses Programm nicht mehr regulär gewartet und weiterentwickelt wird werden von uns keinerlei Prüfungen vorgenommen, ob dieses Produkt allen gesetzlichen Anforderungen in allen früher dem Programm zugedachten Einsatzbereichen entspricht. Es obliegt dem Anwender, für seinen Einzelfall zu entscheiden ob die Software die Anforderungen seiner konkreten Anwendung des Produktes erfüllt und gegebenenfalls das Produkt nicht einzusetzen. Trotz einzelner von uns vorgenommener Anpassungen an rechtliche Änderungen ist das Produkt möglicherweise nicht für alle denkbaren Einsatzzwecke geeignet bzw. zulässig (Stichworte: Bildschirmarbeitsplatzverordnung, Datenschutzbestimmungen, Einhaltung von technischen Normen).

Die Installation des Programmes kann nur noch manuell vorgenommen werden. Ein Installationsprogramm wird nicht mehr mitgeliefert. Zur Installation wird gegebenenfalls ein versierter Anwender oder ein EDV-Fachmann benötigt.

Besondere Lizenzbedingungen und Haftungsausschlüsse

Das Programm FAKTPLUS Version 2.50 ist urheberrechtlich geschützt und eine Nutzung ist nur zugelassen, wenn die hier aufgeführten Haftungsausschlüsse akzeptiert werden.

Da dieses Produkt nicht verkauft wird ist dazu weder Anwendersupport noch irgendwelche Garantieleistungen erhältlich. Diese Version wird für bestehende Anwender zur Verfügung gestellt, um diesen die Möglichkeit zu geben mit dem gewohnten Programm weiterzuarbeiten. Der Einsatz zu anderen Zwecken außer zum Weiterbetrieb einer alten Version geschieht ausschließlich auf das eigene Risiko des Anwenders.

Gegenüber Anwendern, die das Produkt als Update zu einer gekauften Vorgängerversion einsetzen wird die Haftung, soweit zulässig, auf vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden beschränkt. In allen zulässigen Fällen ist die Haftung auf den früheren empfohlenen Verkaufspreis des Produktes beschränkt. Gegenüber Kaufleuten wird zusätzlich die Haftung bei grober Fahrlässigkeit, soweit zulässig, ausgeschlossen.

Gegenüber Anwendern, die keine Updateberechtigung haben und das Produkt auf eigenes Risiko einsetzen wird jegliche Haftung, außer für Vorsatz, ausgeschlossen.

Insbesondere wird gegenüber allen Benutzern die Haftung in folgenden Fällen ausgeschlossen:

Es wird hier noch ausdrücklich Wert auf die Feststellung gelegt, das für dieses historische Produkt das Fehlen einer systematischen Wartung und Weiterentwicklung nicht als Versäumnis des Herstellers angesehen werden kann und somit keinerlei Ansprüche aus eventuell sich daraus ergebenden Folgen abgeleitet werden können.

Eingeschränkter Notfallservice

Für besondere Fälle (z.B. wenn Beschädigungen der Datenbanken nicht selber repariert werden können) ist ein eingeschränkter Notfallservice verfügbar. Dieser ist grundsätzlich kostenpflichtig.

Es besteht ausdrücklich keinerlei Support für die Anpassung an neuere Druckermodelle, da diese in der Regel technisch nicht möglich ist. Für diese Fälle empfehlen wir die Anschaffung eines gebrauchten Druckers.

Es besteht auch insbesondere kein Support für Installationsprobleme. Bitte wenden Sie sich bei Installationsproblemen an einen EDV-Fachmann ihrer Wahl.

Installation des Programmes

Diese Installationsanweisungen beschreiben den Installationsvorgang für einen versierten Anwender bzw. EDV-Fachmann. Die Installation kann wie beschrieben nur unter Windows erfolgen, da ein 32-Bit Dekomprimierungsprogramm benötigt wird. Für Installationen unter MS-DOS muß eine Installation unter Windows vorgenommen werden und das fertig installierte Verzeichnis auf den DOS-Rechner kopiert werden.

Neuinstallation mit Erzeugung eines neuen Datenbestandes

Sie benötigen dazu lediglich die Archivdatei FP250.ZIP und ein Programm zum Entpacken von 32-Bit-ZIP-Dateien.

Update mit Erhalt der vorhandenen Daten

Ein Update bzw. eine Auffrischung der Installation ist mit Datenbeständen aller Vorgängerversionen möglich. Entpacken Sie hierzu einfach die Datei FP250.ZIP in dem Verzeichnis, in dem sich die vorhandene Installation befindet oder kopieren Sie die Datendateien (*.DAT) und Konfigurationsdateien (RUN_MS.*) der vorhandenen Version in das Verzeichnis, in dem das Programm ausgepackt wurde.

Euro-Umstellung alter Datenbestände

Wird ein alter Datenbestand eingesetzt, der noch nicht auf Euro umgestellt wurde, so arbeitet das Programm in der Regel in DM oder einer anderen lokalen Währung. Mit dem Programm FP_EUR.EXE (im Hauptordner der Anwendung) kann ein Datenbestand komplett auf Euro umgerechnet werden.

Leistungsgrenzen des Programmes

FAKTPLUS wurde als Anwendungsprogramm für Klein- und Kleinstbetriebe konzipiert. Es bestehen daher folgende Beschränkungen bei den Dateigrößen:

Anzahl der Kunden: 1000
Anzahl der Artikel: 1000
Offene Posten: 500
Texte in Textablage: 50
Rechnungen in Ablage: 50

Es ist zwar mittlerweile möglich, die Dateigrößen mit dem Diagnoseprogramm XsamDiagnose zu verändern, dies kann jedoch bei starker Vergrößerung der Dateien in FAKTPLUS zu Verarbeitungsfehlern führen. Die Kundendatei sollte auf keinen Fall über 5000 Datensätze eingestellt werden, da sonst Fehler bei der Zuordnung der Offenen Posten zu den Kunden auftreten können.

Zusatzprogramme

Folgende Zusatzprogramme werden vom Installationsprogramm ins Programmverzeichnis installiert:

FP_EURO.EXE:
Programm zur Umstellung der FAKTPLUS-Datenbestände auf Euro. Beschreibung in FaktplusEuroUmstellung.

FP_EXP.EXE:
Programm zum Export von Artikel- und Kundendaten. Beschreibung in FaktplusExport.

CONFIG.EXE:
Programm zur Verwaltung der Druckerkonfiguration. Beschreibung in DruckerInstallation.

XSAMDIAG.EXE:
Programm für Datenbankwartung der XSAM-Datenbanken von FAKTPLUS. Beschreibung in XsamDiagnose.

Allgemeine Hinweise zur Bedienung

Funktionsanwahl in Menus
Erfolgt durch Drücken der dem Menupunkt zugeordneten Zifferntaste. Durch Betätigen der Taste [ESC] gelangt man eine Menuebene zurück.

Ja/Nein-Fragen des Computers
Geantwortet wird durch Drücken der Tasten [J] oder [N]. Mit [ESC] kann die Abfrage meistens abgebrochen werden.

Texteingabe in Eingabefeldern
Tippen Sie einfach wie gewohnt den Text ein. Neben den Cursortasten sind folgende Editierfunktionen vorhanden:

[HOME] oder [POS1] Erste Position im Eingabefeld
[END] oder [ENDE] Letzte Position im Eingabefeld
[CTRL] bzw. [STRG] mit [Y] Eingabefeld löschen
[DEL>] oder [ENTF] Zeichen nach rechts löschen
[BS] oder [<DEL] Zeichen nach links löschen
[ESC] Beenden der Eingabe/Abbruch
[ENTER] Beenden der Eingabe/nächstes Feld
[TAB] Beenden der Eingabe/nächstes Feld
[SHIFT] mit [TAB] Beenden der Eingabe/vorheriges Feld

Defaultwerte
sind Werte, die der Computer schon in die Eingabefelder eingesetzt hat, da fast immer dieser Wert benötigt wird. Dadurch kann an vielen Stellen Tipparbeit gespart werden.

Auswählen von Datensätzen in Dateien
Immer dann, wenn aus einer Datei ein Datensatz gewählt wird, verlangt das Programm die Eingabe eines Suchbegriffes. Der Computer versucht dann einen passenden Datensatz zu finden und zeigt diesen an. Die Wahl kann dann mit [ENTER] bestätigt werden. Ist es nicht der richtige Datensatz, so kann mit den Cursortasten nach oben/unten in der Datei geblättert werden.

Der Computer wird auch bei Angabe von 'M' den Suchbegriff 'Meier' in der Kartei finden, daher brauchen nur die ersten Zeichen des Suchbegriffes angegeben werden.

Wird bei der Frage nach dem Suchbegriff nichts eingegeben, so sucht der Computer nach dem ersten Datensatz der Datei.

Die Programmauswahl

In der Programmauswahl können Sie die verschiedenen Bereiche von FAKTPLUS anwählen. Es bestehen folgende Möglichkeiten:

<1> Rechnungsmenu
Dieser Programmteil enthält alle Funktionen zum Schreiben und Drucken von Rechnungen.

<2> Stammdatenmenu
Der Programmteil, in dem die Konfiguration des Programmes festgelegt wird. Hier können Sie Dinge wie Briefkopf, MwSt-Sätze oder Zahlungsbedingungen einstellen.

<3> Artikelkartei
Anlage und Pflege der Artikelkartei, Druck von Preislisten und Artikellisten. Eingabe von Lagerbewegungen, Druck von Inventur- und Bestellvorschlagsliste.

<4> Kundenkartei
Anlage und Pflege des Kundenstammes, Druck der Kundenliste und der Kundenetiketten.

<5> OP-Verwaltung
Druck von Rechnungsausgangsbuch, Offene-Posten-Liste und Mahnungen. Erfassung der Zahlungseingänge. Eingabe der Mahntexte.

<6> Mailing-Programm
Druck von Serienbriefen und Briefen an einzelne Kunden, Briefeingabe.

<0> Programm beenden
Hiermit beenden Sie die Arbeit mit FAKTPLUS. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit [J] und Sie gelangen zurück ins Betriebssystem.

Die Stammdatenanlage

<1> Briefkopf oben
Wird in der Regel für die Absenderadresse verwendet. Die erste Zeile wird in Großschrift oder Breitschrift (abhängig vom Druckertyp) wiedergegeben.

<2> Briefkopf rechts
Hier können zusätzliche Angaben, wie Werbetexte oder Bankverbindungen, plaziert werden.

<3> Sonstige Formulardaten
Diese Eingabemaske enthält 2 Eingabefelder:

- Datumszeile:
Geben Sie hier den Text ein, der vor dem Rechnungsdatum stehen soll, z.B. "Stuttgart, den". Schieben Sie den Text ganz nach rechts, damit keine Lücke zum Datum besteht, welches direkt dahinter gedruckt wird.
- Formularoffset
Bestimmt den Abstand zwischen Briefkopf und Empfängeradresse, damit diese in ein Fensterkuvert passt.

<4> Zahlungsbedingungen
Die 10 angelegten Zahlungsbedingungen können über ihre Nummer beim Eingeben der Rechnung aufgerufen werden. Als Default wird die Zahlungsbedingung 1 verwendet. Legen Sie also dort Ihre gebräuchlichste Zahlungsbedingung an.

<5> Textbausteine
Die 10 angelegten Textbausteine können über ihre Nummer beim Eingeben der Rechnung aufgerufen werden. Als Default wird der Textbaustein 1 verwendet. Legen Sie dort einen Text an, der fast immer unter der Rechnung verwendet wird.

<6> MwSt-Sätze
Rufen Sie den Punkt auf, um sich zu vergewissern, ob die richtigen Steuersätze angelegt sind. Tragen Sie bei Bedarf die erforderlichen Werte ein. Der erste wird als Default verwendet (normalerweise voller Steuersatz), der zweite Wert mit Steuerschlüssel 1 und der dritte mit Steuerschlüssel 2 aufgerufen.
Außerdem können Sie hier das benötige Währungskürzel eingeben, wenn Sie Rechnungen in einer anderen Währung schreiben wollen. Zusätzlich kann die Kurzbezeichnung der Mehrwertsteuer verändert werden; z.B. WuSt in der Schweiz für Warenumsatzsteuer.

<7> Datum einstellen
Mit diesem Punkt können Sie das Tagesdatum für dieses Programm einstellen, für den Fall, daß Ihr PC über keine Uhr mit Datum verfügt.

Die Artikelkartei - Datenpflege

In der Artikelkartei werden bis zu 1000 Artikel sortiert nach Artikelnummer gespeichert. Die Sortierung der Artikelnummer erfolgt alphanumerisch. Bei der Rechnungseingabe werden die Artikel über Ihre Nummer aufgerufen.

<1> Artikel anlegen
Es erscheint eine leere Artikelmaske auf dem Bildschirm. Beim Ausfüllen beachten Sie bitte folgende Hinweise:

- Artikelnummer
Neben reinen Nummern können als Artikelnummer auch Buchstabenkombinationen oder ähnliches verwendet werden.

- Artikeltyp
Über das Feld Artikeltyp können die Artikel in 99 Artikelgruppen unterteilt werden. Alle Listen können auch für einzelne Artikelgruppen ausgegeben werden.

- Einheit
Lassen Sie das Feld leer oder tippen Sie als Einheit z.B. 'Stk.' oder 'kg'.

- Preis netto
Der Nettopreis des Artikels. Dieser Preis wird verwendet, wenn Rechnungen im Modus Nettorechnung geschrieben werden.

- Preis brutto
Der Bruttopreis des Artikels. Dieser Preis wird verwendet, wenn Rechnungen im Modus Bruttorechnung geschrieben werden.

- EK-Preis
Mit diesem Preis wird in der Inventurliste die Bewertung des Warenbestandes durchgeführt.

- MwSt-Schlüssel
Mit leer bzw. '0','1' und '2' werden in den Stammdaten angelegte Steuersätze angewählt.

- Bestand
Dieses Feld wird normalerweise automatisch verwaltet. Die Eingabe ist jedoch ermöglicht worden, um Anfangsbestände, Korrekturen etc. einzugeben.

- Mindestbestand
Mit dem hier angegebenen Wert wird gesteuert, ab welchem Bestand der Artikel in der Bestellvorschlagsliste aufgeführt wird.

Beendet wird die Eingabe, indem in der untersten Zeile auf [ENTER] gedrückt wird oder indem mit [ESC] der Eingabevorgang abgebrochen wird. In jedem Fall wird der Artikel automatisch an die Artikelliste angefügt.

<2> Artikel ändern
Nach Eingabe der Artikelnummer zeigt der Computer den gefundenen Artikel an. Ist der richtige Datensatz gefunden, so bestätigen Sie mit [ENTER]. Andernfalls besteht die Möglichkeit mit den Pfeiltasten nach oben/unten in der Kartei zu blättern.

Daraufhin erscheint die Artikelmaske mit den Daten des Artikels. Alle Felder können verändert werden.

Mit [ESC] oder mit [ENTER] in der untersten Zeile wird die Eingabe beendet. Wurde die Artikelnummer verändert, so wird der Artikel neu einsortiert.

<3> Artikel löschen
Nach Eingabe der Artikelnummer zeigt der Computer den gefundenen Artikel an. Ist der richtige Datensatz gefunden, so bestätigen Sie mit [ENTER]. Andernfalls besteht die Möglichkeit mit den Pfeiltasten nach oben/unten in der Kartei zu blättern.

Der gewählte Artikel wird angezeigt und der Computer fragt, ob dieser Artikel wirklich gelöscht werden soll. Wird mit [J] geantwortet, so wird der Artikel gelöscht.

<6> Lagerbuchung
Nach Eingabe der Artikelnummer zeigt der Computer den gefundenen Artikel an. Ist der richtige Datensatz gefunden, so bestätigen Sie mit [ENTER]. Andernfalls besteht die Möglichkeit mit den Pfeiltasten nach oben/unten in der Kartei zu blättern.
Es erscheint eine Eingabemaske, in der der Zugang eingegeben wird. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, einen neuen EK-Preis anzulegen. Die eingegebene Menge wird automatisch dem Lagerbestand zugebucht, nachdem die Sicherheitsabfrage mit [J] beantwortet wird.

Die Artikelkartei - Bildschirmlisten

<1> Artikelliste Bildschirm
Wählen Sie zunächst, ab welchem Artikel die Liste angezeigt werden soll. Daraufhin können Sie eine Artikelgruppe anwählen. Wird keine angegeben, so werden alle Artikelgruppen gelistet.

<2> Inventurliste mit Bewertung
Wählen Sie zunächst, ab welchem Artikel die Liste gedruckt werden soll. Daraufhin können Sie eine Artikelgruppe anwählen. Wird keine angegeben, so werden alle Artikelgruppen gelistet. Am Ende der Liste wird der Wert des Lagers nach EK, Nettopreis und Bruttopreis angegeben.

<3> Bestellvorschlagsliste
Wählen Sie zunächst, ab welchem Artikel die Liste gedruckt werden soll. Daraufhin können Sie eine Artikelgruppe anwählen. Wird keine angegeben, so werden alle Artikelgruppen gelistet. Es werden alle Artikel mit Bestand und Mindestbestand, sowie EK-Preis gelistet, bei denen der Mindestbestand erreicht bzw. unterschritten ist.

<4> Artikelinfo Bildschirm
Wählen Sie den Artikel an, dessen Daten auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Die gespeicherten Daten des Artikels werden angezeigt

Die Artikelkartei - Druckerlisten

<1> Artikelliste Drucker
Wählen Sie zunächst, ab welchem Artikel die Liste gedruckt werden soll. Daraufhin können Sie eine Artikelgruppe anwählen. Wird keine angegeben, so werden alle Artikelgruppen gelistet.

Die Kundenkartei - Datenpflege

In der Kundenliste werden bis zu 1000 Kunden gespeichert. Die Sortierreihenfolge wird durch einen 10-stelligen alphanumerischen Suchbegriff bestimmt. Die Adressen werden für Rechnungen, Mahnungen und Serienbriefe verwendet.

<1> Kunde eingeben
Neuanlage eines Kunden. Es erscheint eine leere Kundenmaske. Beachten Sie folgende Hinweise bei der Eingabe:

- Suchbegriff:
Im Normalfall wird hier der Nachname des Kunden eingetragen. Wenn Ihre Kartei jedoch nach einem anderen Kriterium sortiert werden soll, so können Sie hier auch die Kundennummer oder etwas anderes eingeben.

- Kundentyp:
Durch dieses Feld können die Kunden in 99 Kundengruppen unterteilt werden. Etiketten, Serienbriefe, Umsatz- und Kundenlisten können für jeweils eine Kundengruppe gedruckt werden.

- Adresse:
Schreiben Sie in diese 6 Zeilen die Adresse so, wie sie später in der Rechnung oder im Briefkopf erscheinen soll. Es bestehen keine Einschränkungen bezüglich der Aufteilung des Eingabefeldes.

- Telefon:
In dieses Feld sollte die Telefonnummer eingegeben werden (kann auch leer bleiben)

- FAX/BTX:
Platz für eventuelle FAX/BTX-Nummer oder für weitere Telefonnummern.

- Anrede:
Die hier eingegebene Anrede wird im Mahnwesen und als Briefanrede verwendet. Dieses Feld sollte unbedingt ausgefüllt werden, wenn Mahnwesen oder Mailingprogramm zur Anwendung kommen sollen.

- Buha-ID:
Hier geben Sie das Debitorenkonto und den Namen des Kunden an. Wenn in Ihrem Betrieb keine Debitorenbuchhaltung verwendet wird, so geben Sie hier zweckmäßigerweise Name und Ort des Kunden an. Dieses Feld wird beim Druck der Offene-Posten-Liste und beim Druck des Rechnungsausgangsbuches benötigt.

- Umsatz:
In diesem Feld werden die getätigten Umsätze des Kunden kumuliert. Sollte normalerweise von Hand nicht verändert werden.

- Bemerkungen:
Platz für Ihre eigenen Bemerkungen zu diesem Kunden. Wird der Kunde beim Schreiben der Rechnung angewählt, so werden die Bemerkungen angezeigt.

Beendet wird die Eingabe durch [ENTER] im letzten Feld oder durch [ESC]. Der Kunde wird in jedem Fall automatisch gespeichert.

<2> Kunde ändern
Nach Eingabe des Suchbegriffes wird der gefundene Kunde angezeigt. Ist es der richtige, so wird mit [ENTER] bestätigt. Andernfalls kann mit den Cursortasten hoch/runter in der Kundenkartei geblättert werden. Alle Felder im Kundendatensatz können verändert werden. Wird der Suchbegriff geändert, so wird der Kunde danach neu einsortiert.

<3> Kunde löschen
Nach Eingabe des Suchbegriffes wird der gefundene Kunde angezeigt. Ist es der richtige, so wird mit [ENTER] bestätigt. Andernfalls kann mit den Cursortasten hoch/runter in der Kundenkartei geblättert werden. Die Adresse des Kunden wird angezeigt und der Computer fragt, ob der Kunde wirklich gelöscht werden soll. Wird mit [J] geantwortet, so wird der Kunde gelöscht.

Die Kundenkartei - Bildschirmlisten

<1> Kundenliste Bildschirm
Wählen Sie zunächst aus, ab welchem Kunden die Liste angezeigt werden soll. Die Auswahl erfolgt wie bei Kunde ändern/löschen. Danach wählen Sie die Kundengruppe aus, die aufgelistet werden soll. Wird nichts eingegeben, so werden Kunden aller Kundengruppen aufgelistet.

<2> Umsatzliste Bildschirm
Die Bedienung erfolgt entsprechend Menupunkt <1>, jedoch wird eine Liste mit den Umsätzen der Kunden angezeigt.

<3> Kundeninfo Bildschirm
W„hlen Sie einen Kunden aus. Die dort gespeicherten Daten werden auf dem Bildschirm angezeigt.

Die Kundenkartei - Druckerlisten

<1> Kundenliste drucken
Wählen Sie zunächst aus, ab welchem Kunden die Liste gedruckt werden soll. Die Auswahl erfolgt wie bei Kunde ändern/löschen. Daraufhin wählen Sie die Kundengruppe aus, die aufgelistet werden soll. Wird nichts eingegeben, so werden Kunden aller Kundengruppen aufgelistet.

<2> Umsatzliste drucken
Die Bedienung erfolgt entsprechend Menupunkt <1>, jedoch wird eine Liste mit den Umsätzen der Kunden gedruckt. Nach Druck der Liste erfolgt eine Abfrage, ob die Umsätze bei den Kunden gelöscht werden sollen. Wird mit [J] bestätigt, so werden alle Umsätze auf Null gelöscht.

<3> Etiketten zu 1 Kunde
Wählen Sie einen Kunden aus. Danach können Sie mehrere Etiketten mit der Adresse dieses Kunden drucken. Auch hier kann zuvor durch Probedrucke das Papier justiert werden.

<4> Kundenetiketten drucken
Die Bedienung erfolgt entsprechend Menupunkt <1>, jedoch werden die Adressen auf Etiketten ausgegeben. Bevor der Druck startet können die Etiketten durch Probedrucke genau eingerichtet werden.

Das Rechnungsprogramm

Zunächst wird der Empfänger gewählt, dann die Rechnung eingegeben. Als nächstes werden im Menu Druckprogramme die gewünschten Ausdrucke angefertigt. Danach wird mit Punkt <4> die Eingabe der nächsten Rechnung vorbereitet und der Ablauf beginnt von vorne.

<1> Empfänger eingeben
Nach Eingabe des Suchbegriffes wird der gefundene Kunde angezeigt. Ist es der richtige, so wird mit [ENTER] bestätigt. Andernfalls kann mit den Cursortasten hoch/runter in der Kundenkartei geblättert werden. Wird [ESC] betätigt, so wird kein Kunde aus der Kartei geholt und das Adressfeld der Rechnung kann von Hand ausgefüllt werden. Wird ein Kunde aus der Kartei geholt, so kann die Adresse ebenfalls von Hand bearbeitet werden. Ist in der Kundenkartei eine Bemerkung zu diesem Kunden angegeben oder hat dieser Kunde Offene Posten, so werden diese auf dem Bildschirm angezeigt.

<3> Druckprogramme
Hier sind alle Druckprogramme zusammengefasst. Eine Beschreibung dieses Untermenus befindet sich weiter unten.

<4> Nächste Rechnung
Nach Bestätigen der Sicherheitsabfrage mit [J] wird das Rechnungsformular und die Empfängeradresse gelöscht. Der Computer ist bereit zur Eingabe der nächs-
ten Rechnung.

<5> Rechnungsarchiv
Im Rechnungsarchiv können standardisierte, öfters wiederkehrende Rechnungen gespeichert werden. Ferner ist es möglich, ein erstelltes Angebot dort zu speichern, um später daraus eine Rechnung zu erstellen. Beschreibung folgt weiter unten.

Eingeben der Rechnung

Mit Menupunkt <2> des Rechnungsmenus gelangen Sie in die Eingabe der Rechnung. Beantworten Sie zunächst die Frage nach dem Rechnungstyp. Bei der Nettorechnung wird die MwSt zum Rechnungsbetrag addiert, bei der Bruttorechnung als Anteil des Endbetrages errechnet und dann ausgewiesen. Die dritte Möglichkeit ist eine Rechnung ganz ohne MwSt.

Geben Sie die Felder Datum, Rechnungsnummer und Rabatt ein. Die Kommentarzeile ist nur von Bedeutung, wenn die Rechnung abgespeichert wird, da diese dann im Inhaltsverzeichnis angezeigt wird.

Im Feld Abschlagszahlung können Sie den Betrag einer eventuellen Abschlagszahlung eingeben.

Bei Zahlungsbedingungen und Textzeilen werden die in den Stammdaten angelegten Texte über die zugeordneten Ziffern aufgerufen.

Das Feld Rabatt füllen Sie nur aus, wenn ein Rabatt auf den ganzen Rechnungsbetrag gewährt werden soll, ansonsten bleibt es leer.

Im großen Textfeld unten kann (optional) ein Betrefftext eingegeben werden, der dann oberhalb der Rechnungspositionen ausgedruckt wird.

Wird diese Eingabemaske nach unten verlassen, so gelangen Sie in das eigentliche Rechnungsformular mit den Rechnungspositionen.

Dieses Formular besteht aus folgenden Spalten:
Nr, Menge, Einheit, Text, MwSt, Ra, E-Preis und Summe.

Im Formular können Sie sich völlig frei bewegen: mit [ENTER] ins nächste Feld, mit [SHIFT][TAB] ein Feld zurück, mit den Pfeiltasten nach oben/unten. [PGUP] und [PGDN] blättern zwischen den Seiten und mit [ESC] wird die Eingabe beendet. Mit [F5] kann eine Zeile gelöscht und mit [F6] eine Zeile eingefügt werden. In der Spalte Nr. kann mit [F1] ein Artikel aufgerufen werden.

Spalte Nr.
In dieser Spalte können Artikelnummern aus der Artikelliste eingetragen werden. Durch Betätigen der Taste [F1] wird dann der zugehörige Artikel aus der Artikelliste geholt.

Spalte Menge
Tippen Sie hier einfach die gewünschte Menge ein. Wenn Sie an diese Stelle keine Zahl eintippen, so wird die Menge 1 angenommen. Eine Zeilensumme wird
jedoch nur in Zeilen Berechnet, in denen ein Preis angegeben ist. Eine Abbuchung des Lagerbestandes kann nur stattfinden, wenn hier eine Menge eingetragen ist.

Spalte Einheit
Dieses Textfeld kann beliebig verwendet werden, ist jedoch für die Eingabe einer Maßeinheit (z.B. Stk. oder qm.) vorgesehen.

Spalte Text
In dieser Spalte wird die Artikelbezeichnung angebracht. Diese kann auch mehrzeilig sein. Ferner kann in dieser Spalte auch von Artikeln unabhängig Text eingegeben werden.

Spalte MwSt
Hier tippen Sie nichts oder 0 für den Defaultsteuersatz oder 1 bzw. 2 für die in den Stammdaten angelegten Steuersätze.

Spalte Ra.
In dieser Spalte können Sie auf einzelne Positionen einen Rabatt vergeben, der in der Zeilensumme sofort berücksichtigt wird.

Spalte E-Preis
Hier wird der Einzelpreis angegeben. Bei der Nettorechnung ohne MwSt, bei der Bruttorechnung incl. MwSt. Durch voranstellen des Doppelkreuzes # kann jeweils in die andere Preisart umgerechnet (heraus- bzw. hereinrechnen der MwSt.) werden.

Spalte Summe
In dieser Spalte berechnet der Computer die Zeilensummen. Nullwerte werden unterdrückt und nicht angezeigt.

Ausdrucken der Rechnung

<1> Druck als Angebot
Das Angebot entspricht im Ausdruck genau der Rechnung, lediglich in der Überschrift wird RECHNUNG durch ANGEBOT ersetzt. Wählen Sie zuvor bei den Zahlungsbedingungen einen passenden anderen Text, zum Beispiel "Das Angebot ist freibleibend und 4 Wochen gültig".

<2> Druck als Lieferschein
Diese Option druckt keine Zahlungsbedingungen, keine Preise und keine Summen aus. Anschließend fragt der Computer, ob die Artikel aus dem Lagerbestand ausgebucht werden sollen.

<3> Druck als Rechnung
Rabatt und Mehrwertsteuer werden entsprechend dem gewählten Rechnungstyp (Netto oder Brutto) berechnet und korrekt ausgewiesen. Bestätigen Sie die entsprechenden Abfragen mit [J], wenn die Rechnung ins Mahnwesen oder Rechnungsausgangsbuch übernommen werden soll.

<4> Druck als Gutschrift
Entspricht genau der Rechnung, nur wird RECHNUNG in der Überschrift durch GUTSCHRIFT ersetzt. In der Regel wird für die Gutschrift eine andere "Zahlungsbedingung" als bei der Rechnung benötigt, die Sie bei der Rechnungseingabe anwählen müssen (zuvor evtl. in den Stammdaten anlegen).

<5> Duplikat
Diese Funktion ist ein Schalter für die Option Duplikat. Ist dieser Schalter an (Schrift ist unterlegt), so werden jeweils RECHNUNGSDUPLIKAT, ANGEBOTSDUPLIKAT, etc. gedruckt.

<6> Sondertext
Sie können eine eigene Überschrift für die Rechnung eingeben und dann festlegen ob Preise und Zahlungsbedingungen unten gedruckt werden sollen. Die Option Duplikat hat hier keine Bedeutung.

Rechnungsablage - Speichern von Belegen

In der Rechnungsablage können Sie eine begrenzte Zahl von Belegen (50) zur späteren Verwendung abspeichern. Diese Funktion wird zum Beispiel benötigt, wenn Sie ein Angebot erstellen, zu dem später eine Rechnung gedruckt wird.

<1> Rechnung speichern
Die Rechnung wird auf Diskette/Platte gespeichert. Als Suchbegriff wird die Rechnungsnummer verwendet.

<2> Rechnung laden
Tippen Sie die Nummer der gewünschten Rechnung ein. Der Computer zeigt die Daten der gefundenen Rechnung. Bestätigen Sie mit [ENTER] oder wählen mit
den Cursortasten hoch/runter. Die Rechnung wird zur Bearbeitung in den Speicher geladen.

<3> Rechnung löschen
Wählen Sie wie beim Laden die Rechnung aus. Danach müssen Sie noch die Sicherheitsabfrage mit [J] beantworten, damit die Rechnung auf der Festplatte gelöscht wird.

<4> Inhaltsverzeichnis
Eine Liste der auf der Festplatte gespeicherten Rechnungen mit Rechnungsnummer, Kommentarzeile und Datum wird angezeigt.

<5> Inhaltsverzeichnis auf Drucker
Die Liste von <4> wird auf dem Drucker ausgegeben.

Das Mailing-Programm

Mit diesem Programmteil können Sie Serienbriefe an einzelne Kunden erstellen, speichern und drucken.

<1> Text eingeben
Zunächst erscheint eine Eingabemaske mit den Daten zu diesem Text. Beachten Sie beim Ausfüllen folgendes:

Sind alle Felder ausgefüllt, so gelangen Sie in den Eingabemodus. Hier legen Sie fest, was im Textteil des Briefes ausgedruckt wird.

Der nutzbare Bereich für den Text ist 35 Zeilen hoch und wird während der Eingabe nach oben und unten gescrollt.

Beim Eingeben stehen neben den Cursortasten, [ESC] und [ENTER] noch folgende Tasten zur Verfügung:

[PGUP] Blättern nach oben
[PGDN] Blättern nach unten
[HOME] bzw. [END] Anfang und Ende der Zeile

Beachten Sie, daß ein Text im Mailing-Programm nicht automatisch gespeichert wird. Wenn der Text nicht gespeichert wird geht er verloren, sobald das Programm verlassen wird.

<2> Text laden
Tippen Sie den Namen des Textes ein. Der Computer zeigt den gefundenen Textnamen. Ist es der richtige, so bestätigen Sie mit [ENTER]. Andernfalls können Sie zuvor noch mit den Cursortasten hoch/runter in der Textkartei blättern. Der gewünschte Text befindet sich danach im Speicher und kann ausgedruckt oder verändert (mit <1> Text eingeben) werden.

<3> Text speichern
Der im Speicher stehende Text wird auf Diskette abgespeichert zur späteren Verwendung.

<4> Text drucken
Sie erhalten eine Eingabemaske, in der Adresse und Anrede eingegeben werden, die dann in den Text eingesetzt werden. Der Text wird einmal ausgedruckt.

<5> Text löschen (Speicher)
Löscht den Text im Speicher, damit Sie einen neuen Text eingeben können. Wurde der Text nicht zuvor mit Punkt <3> gespeichert, so geht er verloren.

<6> Text löschen (Disk)
Tippen Sie den Namen des Textes ein. Der Computer zeigt den gefundenen Textnamen an. Ist es der richtige, so bestätigen Sie mit [ENTER]. Andernfalls können Sie zuvor mit den Cursortasten hoch/runter in der Textkartei blättern. Danach fragt der Computer, ob dieser Text wirklich gelöscht werden soll. Antworten Sie mit [J], um den Text aus der Textkartei zu löschen.

<7> Serienbrief (Alle)
Wählen Sie zuerst aus, ab welchem Kunden in der Kartei der Serienbrief gedruckt werden soll. Nach Eingabe des Suchbegriffes wird der gefundene Kunde angezeigt. Ist es der richtige, so wird mit [ENTER] bestätigt. Andernfalls kann mit den Cursortasten hoch/runter in der Kundenkartei geblättert werden. Anschließend geben Sie an, welcher Kundentyp verwendet werden soll. Keine Eingabe selektiert alle Adressen. Abschließend fragt der Computer, ob jede Adresse manuell bestätigt werden soll. Wird die Option gewählt, so kann bei jeder Adresse mit [J] bzw. [N] gewählt werden, ob an diesen Kunde der Serienbrief gedruckt wird.

<8> Serienbrief (1 Kunde)
Wählen Sie einen Kunden aus der Kundenkartei durch Eingabe des Suchbegriffes. Der im Speicher stehende Text wird jetzt mit den Daten dieses Kunden einmal ausgedruckt.

OP-Verwaltung und Mahnwesen

In diesem Programmteil werden die Offenen Posten sowie das Rechnungsausgangsbuch verwaltet. Ferner werden hier die Mahnungen an die Kunden gedruckt. Die gespeicherten Offenen Posten eines Kunden werden angezeigt, wenn dieser im Rechnungsprogramm aufgerufen wird.

<3> Mahnungen drucken
Zur Mahnung fällige Offene Posten werden der Reihe nach angezeigt. Bei jedem Posten wird durch Druck auf [N] oder [J] entschieden, ob der Kunde jetzt gemahnt werden soll. Wird eine Mahnung gedruckt, so muß das Datum für die nächste Mahnstufe angegeben werden.

<4> Bezahlung eingeben
Nach Eingabe der Rechnungsnummer wird der gefundene Offene Posten angezeigt. Mit [ENTER] wird bestätigt, wenn es der Richtige war. Andernfalls kann zuvor mit den Cursortasten hoch/runter in der OP-Liste geblättert werden. Der Computer fragt dann, ob dieser Posten als bezahlt angesehen werden soll. Wird mit [J] geantwortet, so wird diese Position aus der OP-Liste gelöscht.

<6> Mahntexte bearbeiten
In diesem Menu werden die Texte für die 4 Mahnstufen angelegt. Wählen Sie zuerst mit den Tasten [1] bis [4] die gewünschte Mahnstufe.

Damit im Mahntext Bezug auf die zu mahnende Rechnung genommen werden kann stehen folgende Platzhalter im Text zur Verfügung:

Der nutzbare Bereich für die Mahntexte ist 35 Zeilen hoch und wird bei der Eingabe nach oben und unten gescrollt.

Beim Eingeben stehen neben den Cursortasten, [ESC] und [ENTER] noch folgende Tasten zur Verfügung:

[PGUP] Blättern nach oben
[PGDN] Blättern nach unten
[HOME] bzw. [END] Anfang und Ende der Zeile

Beendet wird die Eingabe mit [ESC]. Der Text wird in jedem Fall automatisch gespeichert.

Mahnwesen - Bildschirmlisten

<1> OP-Liste nach Nummer
Die gespeicherten Offenen Posten werden in Reihenfolge der Rechnungsnummer aufgelistet. Angegeben werden Betrag, Rechnungsdatum, Kunde sowie die erreichte Mahnstufe und die Mahndaten.

<2> Kontoauszug Kunde
Nachdem ein Kunde angewählt ist werden die zu diesem Kunden gespeicherten Offenen Posten angezeigt.

<3> OP-Übersicht
Die Summe aller Offenen Posten wird errechnet und als eine Übersicht getrennt nach Mahnstufen auf dem Bildschirm angezeigt.

<4> Rechnungsausgangsbuch Bildschirm
Das Journal der geschriebenen Rechnungen wird auf dem Bildschirm angezeigt.

Mahnwesen - Druckerlisten

<1> OP-Liste nach Nummer
Die gespeicherten Offenen Posten werden in Reihenfolge der Rechnungsnummer ausgedruckt. Angegeben werden Betrag, Rechnungsdatum, Kunde sowie die erreichte Mahnstufe und die Mahndaten.

<2> Rechnungsausgangsbuch
W„hlen Sie zunächst, ob im Rechnungsausgangsbuch die MwSt getrennt ausgewiesen werden soll oder nicht. Daraufhin wird das Rechnungsausgangsbuch entsprechend gedruckt. Anschließend fragt der Computer, ob die Daten gelöscht werden sollen. Wird mit [J] geantwortet, so werden die gespeicherten Daten gelöscht. Andernfalls bleiben die einzelnen Positionen erhalten und neu geschriebene Rechnungen werden angefügt.

Mahnwesen - Datenpflege

<1> OP anfügen
Diese Funktion dient dazu, auch Offene Posten in das Mahnwesen zu übernehmen, die nicht aufgrund einer mit FAKTPLUS geschriebenen Rechnung entstehen.

Zunächst bekommen Sie die Möglichkeit, einen Kunden aus der Kartei auszuwählen. Wenn Sie dabei [ESC] drücken, so können Sie eine Adresse eingeben, die nicht in der Kundenkartei gespeichert ist. Wird nicht [ESC] gedrückt, so wird eine Verknüpfung zwischen dem angewählten Kunden und diesem OP hergestellt. Diese bleibt auch bestehen, wenn die Adresse überschrieben wird!

Sie erhalten eine leere Maske mit den Daten eines Offenen Postens. Füllen Sie die Felder wie folgt aus:

- Mahnstufe:
Dieses Feld bleibt bei der Erfassung leer und wird vom Programm verwaltet.

- Mahndaten:
In das erste Feld das Datum für die 1. Mahnung eingeben. Die weiteren Felder werden automatisch verwaltet.

- Bemerkungen:
Platz zur freien Verwendung. Beim Anwählen der fälligen Posten zum Druck der Mahnungen ist dieses Feld jeweils sichtbar.

Nach der Eingabe wird der Posten automatisch an die OP-Liste angefügt. Falsch angelegte Posten können mit Punkt <6> geändert und mit Punkt <7> gelöscht werden.

ACHTUNG! Auf diese Weise angelegte Posten werden im Rechnungsprogramm nur beim Anwählen des Kunden angezeigt, wenn hier ein Kunde aus der Kartei gewählt wurde.

<2> OP ändern
Nach Eingabe der Rechnungsnummer wird der gefundene Offene Posten angezeigt. Mit [ENTER] wird bestätigt, wenn es der richtige war. Andernfalls kann zuvor mit den Cursortasten nach oben/unten in der OP-Liste geblättert werden.

Der gewählte Posten kann jetzt geändert werden. Hier kann zum Beispiel ein Kunde um eine Mahnstufe zurückgesetzt werden, Mahndaten verschoben oder das Feld Bemerkungen verändert werden. Im Menupunkt <3> werden beim Drucken der Mahnungen die hier im Feld Bemerkungen eingegebenen Vermerke angezeigt.

<3> OP löschen
Wählen Sie einen Posten über die Rechnungsnummer aus. Der Posten wird angezeigt. Der Computer fragt dann, ob dieser wirklich gelöscht werden soll. Wird mit [J] geantwortet, so wird der Offene Posten gelöscht. Dieser Punkt ist zu verwenden, wenn zum Beispiel aufgrund eines Stornos ein Posten in der Liste gelöscht werden muß.

Technische Zusatzinformation - Dateien von FAKTPLUS

Ausführbare Programmdateien

Die ersten 3 Dateien werden unbedingt benötigt. Die weiteren Dateien nur wenn die entsprechenden Funktionen verwendet werden.

FAKTPLUS.EXE	Das Programm FAKTPLUS
RTM.EXE	Borland Protected Mode Runtime-Modul
DPMBI16.OVL	Borland Protected Mode Runtime-Modul
FP_EURO.EXE	Euro-Umstellungsprogramm. Beschreibung in FaktplusEuroUmstellung.
FP_EXP.EXE	Export von Artikel- und Kundendaten. Beschreibung in FaktplusExport.
CONFIG.EXE	Verwaltung der Druckerkonfiguration. Beschreibung in DruckerInstallation.
XSAMDIAG.EXE	Datenbankwartung der XSAM-Datenbanken von FAKTPLUS. Beschreibung in XsamDiagnose.

Dokumentation

Alle Dateien im Verzeichnis DOKU. Die komplette Dokumentation ist im HTML-Format in diesem Verzeichnis abgelegt.

Datenbankdateien von FAKTPLUS

Datenbanken enthalten Bestands- und Bewegungsdaten des Programmes und sind in speziellen Datenbankformaten gespeichert. Ein direkter Zugriff mit anderen Programmen ist hier nicht möglich.

2_ARTI.DAT	XSAM-Datenbank Artikel
2_KUND.DAT	XSAM-Datenbank Kunden
2_MAHN.DAT	XSAM-Datenbank Offene Posten
2_MTEX.DAT	BRAM-Datenbank Mahntexte
2_RNG.DAT	XSAM-Datenbank Rechnungsablage
2_STAM.DAT	Stammdatendatei (ASCII-Format)
2_TEXT.DAT	XSAM-Datenbank Textablage

Datenbanken vom Datentyp XSAM können mit dem XSAM-Diagnoseprogramm gewartet werden. Beschreibung in XsamDiagnose.

Journaldateien von FAKTPLUS

Journaldateien protokollieren Vorgänge und werden in FAKTPLUS nur verwendet, um den Ausdruck der entsprechenden Journale zu ermöglichen. Wird eine Journaldatei gelöscht, so kann die entsprechende Liste nicht mehr gedruckt werden. Journaldateien sind zeilenweise im ASCII-Format gespeichert.

Counterdateien von FAKTPLUS

Counterdateien speichern die Werte verschiedener Nummernkreise im ASCII-Format. Es ist nicht ratsam die Counter für ID-Werte zu verändern oder zu löschen, dies kann schwerwiegende Fehlfunktionen zur Folge haben.

2_KDNR.DAT	Vorgabewert für die nächste interne Kundennummer (Kunden-ID)
2_RENR.DAT	Vorgabewert für die nächste Rechnungsnummer
DR_COUNT.DAT	Counter für Nummernvergabe von Spooldateien. Siehe auch DruckerInstallation.

Exportdateien von FAKTPLUS

Diese Dateien im ASCII-Format werden vom Datenexportprogramm FP_EXP erstellt und sind nur vorhanden wenn ein Export durchgeführt wurde. Unter FaktplusExport befindet sich eine detaillierte Beschreibung des Datenformates der Exportdateien.

Weitere Dateien im Verzeichnis von FAKTPLUS

DR_COUNT.DAT	Counter für Nummernvergabe von Spooldateien. Siehe auch DruckerInstallation.
RUN_MS.VID	Konfigurationsdatei Farben
RUN_MS.DTD	Konfigurationsdatei Druckkanäle
RUN_MS.DRJ	Konfigurationsdatei Druckjobs
FONTS\*.DFB	Bitmap-Fonts für die Grafikmodus-Druckertreiber, diese Dateien können gelöscht werden wenn keiner dieser Druckertreiber verwendet wird.
*.DTD	Mit CONFIG.EXE erstellte Druckertreiber, nur vorhanden wenn eigene Treiber erstellt wurden.

Datensicherung

Um den Datenbestand von FAKTPLUS zu sichern muß lediglich das Verzeichnis in dem die Software installiert ist komplett mit Unterverzeichnissen gesichert werden. Bei einer Standardinstallation ist dies der Ordner C:\FAKTPLUS. Die Ausführbaren Dateien und die Dokumentation können gegebenenfalls bei der Sicherung ausgespart werden.

ARTI.TXT	Exportierte Artikeldaten
KUND.TXT	Exportierte Kundendaten

FAKTPLUS Version 2.50 Handbuch

Einleitung